Die Organisation eines Entwicklungsprozesses für nachhaltige Neunutzungen von Kirchengebäuden muss einen Anstoß aus der Kirchengemeinde selbst erhalten. Allerdings sind die Beteiligten aus den Kirchengemeinden (Haupt- und Ehrenamtliche) meist weder zeitlich noch inhaltlich in der Situation, diese Entwicklungsprozesse alleine planen und durchführen zu können, zumal sie in den Gemeinden anderen Aufgaben nachgehen wollen und müssen. Da in den Projektprozessen viele verschiedene Interessen zu einem abgestimmten Ergebnis geführt werden müssen, sind diese Anforderungen ohne eine neutrale und beratende Moderation oft nur schwer zu leisten.
Wichtig für Projektprozesse zu erweiterten Nutzungen von Kirchengebäuden oder mit Nutzungspartnern mit Gemeindearbeit ist die Einbindung relevanter ehrenamtlicher und hauptamtlicher Mitarbeitender der Gemeinden, beispielsweise aus den sakralen, sozialen und kulturellen Aufgabenfeldern. Hier sollte transparent und offen über notwendige oder wünschenswerte Anforderungen an räumliche Neuaufstellungen diskutiert werden, und Rahmenbedingungen sollten formuliert werden. Die Beteiligung weiterer Kreise der Kirchengemeinden wird unter Interne Kommunikation: Gemeinde, Kirche, Kommune behandelt.
Bei Entwicklungsprozessen ist in den meisten Fällen eine eigene „Projektgruppe“ notwendig und auch erfolgreich, die aus Mitgliedern der Entscheidungsgremien und Aktiven aus der Gemeindearbeit gebildet wird und die mit Legitimation und Rückmeldung an diese Gremien den Entwicklungsprozess bearbeitet. Als Hilfestellung für diese Arbeit wurde ein Ablaufplan entwickelt, der einen Überblick und eine Gesamtstruktur für derartige Arbeitsprozesse anbietet.
Jörg Beste, synergon Köln